회의록 작성법, 참석자 이름 고치는 시간을 0분으로 줄이는 법

아직도 회의가 끝나면 녹음을 처음부터 다시 들으며 '참석자 1'이 팀장님인지, '참석자 2'가 옆 팀 선배인지 하나하나 확인하고 계신가요? 이름을 고치는 데만 회의 시간만큼 걸리고, 정작 중요한 결정 사항 정리는 늘 퇴근 직전으로 밀립니다.

회의록 작성법의 첫걸음은 누가 무엇을 말했는지 정확하게 남기는 것입니다. 다글로의 보이스매칭은 국내 최초로 일반 이용자에게 제공되는 목소리 인식 기능으로, 회의 참석자의 목소리를 기억해 다음 회의록부터 이름을 자동으로 넣어 줍니다. 누가 말했는지, 다글로가 기억합니다. 이 글에서는 회의록을 맡은 신입·막내 직원이 보이스매칭으로 이름 정리 시간을 없애는 방법을 소개합니다.

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회의록 참석자 이름, 왜 정리가 오래 걸릴까?

받아쓰기 앱은 말한 사람을 '참석자 1', '참석자 2'로 나눠 주지만, 그게 누구인지는 사람이 직접 알려 줘야 했습니다. 보이스매칭을 켜면 다글로가 기억한 목소리를 알아보고 이름을 자동으로 붙여 줍니다.

회의록 담당자에게 가장 반복되는 일이 사라지는 셈입니다. 그만큼 결정 사항과 할 일 정리에 시간을 쓸 수 있습니다.

매주 같은 팀 회의라면: 녹음만 켜면 이름까지 끝

매주 같은 사람들이 모이는 팀 회의는 보이스매칭이 가장 빛나는 자리입니다. 첫 몇 주만 이름을 알려 주면, 그다음부터는 녹음만 켜도 이름이 들어간 회의록을 받습니다.

• 이렇게 쓰세요: 첫 회의가 끝나면 받아쓴 대화에서 '참석자 1', '참석자 2'를 눌러 팀원 이름으로 바꿔 두세요.
• 보드챗에 이렇게 물어보세요: "오늘 회의에서 정한 일을 담당자 이름과 함께 정리해 줘."

이름이 이미 들어가 있으니, 회의가 끝나고 바로 팀 메신저에 회의록을 올릴 수 있습니다.

회의가 하루에 몇 개씩 몰릴 때: 밀린 회의록도 빠르게

오전 주간 회의, 오후 프로젝트 회의처럼 하루에 회의가 몰리면 이름 정리가 가장 먼저 밀립니다. 보이스매칭을 켜 두면 회의마다 이름이 자동으로 들어가 밀린 회의록도 빠르게 정리됩니다.

• 이렇게 쓰세요: 자주 회의에 들어오는 사람부터 이름을 지정해 두세요. 여러 회의에서 같은 사람을 몇 번 지정하면 다글로가 목소리를 기억합니다.
• 보드챗에 이렇게 물어보세요: "김다글 님이 이번 회의에서 말한 의견만 정리해 줘."

팀장님께 보고할 때: 누가 한 말인지 다시 묻지 않기

회의록을 보고할 때 "이 의견은 누가 낸 거야?"라는 질문을 받으면 다시 녹음을 찾아야 했습니다. 이름이 들어간 회의록이라면 그 자리에서 바로 답할 수 있습니다.

• 이렇게 쓰세요: 기본 요약이나 템플릿 요약을 함께 보면 결정 사항과 그 결정을 제안한 사람을 한눈에 볼 수 있습니다.
• 보드챗에 이렇게 물어보세요: "회의에서 나온 결정 사항과 그 의견을 낸 사람을 표로 정리해 줘."

보이스매칭 설정 방법

목소리를 따로 녹음해 등록할 필요는 없습니다. 평소처럼 회의를 받아쓰고 이름을 몇 번 알려 주면 됩니다.

1. 받아쓰기가 끝난 회의에서 받아쓴 대화의 '참석자 1'을 눌러 실제 이름으로 바꿉니다.
2. 다른 회의에서도 같은 사람의 이름을 몇 번 더 지정합니다.
3. "OO님의 목소리를 자동으로 알아볼 수 있어요" 창이 뜨면 [설정하기]를 누릅니다.
4. 다음 받아쓰기부터 그 사람의 이름이 AI 표시와 함께 자동으로 들어갑니다.

기능 소개는 다글로 보이스매칭 출시 소식에서도 볼 수 있습니다. 기억한 목소리는 '참석자 관리'에서 사람마다 켜고 끄거나 지울 수 있습니다. 이번 주 회의부터 참석자 이름을 알려 주세요. 다음 회의록부터는 이름 정리를 다글로가 대신합니다.

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